Datenanalyse - Gemeinsam relevante Informationen finden
Auszugsweise Themen mit denen ich mich als Datenanalyse-Spezialist beschäftigt habe:
"Meldebestandsdaten" — "Stückkostenrechnung" — "Kundenanalysen" — "PC-Software-Installationsmengen" — "Ratingdaten-Matching" — "FATCA - US-Meldeanforderungen" — "Karteileichen-Bereinigung" — "Datenfehler-Analysen / Data-Mining" - "Kundenbereinigung" - "BCBS 239 - DQ-Analysen für risikorelevante Prozesse und Faktoren"
Alle Daten sind verfügbar, sie müssen nur gefunden und in den korrekten fachlichen Zusammenhang gebracht werden.
Diese Aufgabe kann Ihr IT-Mitarbeiter in aller Regel nicht alleine erfüllen, da er die fachlichen Zusammenhänge nicht bewertet und Ihr Fachbereichsmitarbeiter kennt die Datenstrukturen nicht. Zudem beherrscht er oftmals auch nicht die notwendigen Werkzeuge.
Sie werden nun sagen: "Richtig erkannt, aber das löst das Problem nicht, denn Sie, Herr Stingl, kennen weder die Strukturen noch die Daten. Warum sollte ich also wegen meines Problems auch noch Geld einem Externen hinterherwerfen?"
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Die Lösung ist recht einfach: Ich bin derjenige, der die Übersetzung und Qualitätssicherung durchführt, die Methodik prüft und bei Bedarf sogar die Datenanalyse selbst durchführt. Ich kenne in vielen Fällen die potentiellen Fehlerquellen aus eigener Erfahrung und kann Know-How einbringen. Und ich schaffe transparente Verfahren, die dokumentiert und personenunabhängig wiederholbar sind. |
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Es mag übertrieben klingen, aber: |
Nehmen wir ein einfaches Beispiel:
"Karteileichen-Bereinigung"
Ihr Fachbereich sagt: "Alle Kunden können geschlossen werden, mit denen wir mehr als 5 Jahre kein Geschäft mehr gemacht haben."
Ihr IT-Mitarbeiter setzt dies so um, dass er die Kundenstammdaten Ihrer Kundenverwaltungsbestände mit den Geschäftsdatensätzen Ihres Auftragsverwaltungssystems oder Ihrer Bestandsbuchhaltung verbindet und prüft, wo der letzte Geschäftsabschluss mehr als 60 Monate seit heute zurück liegt. Diese Kundenstämme werden geschlossen.
Das war die Anforderung.
Ich nehme die Fachanforderung auf und stelle Ihrem Fachbereichsmitarbeiter mindestens folgende Fragen:
- Wie lange sind Ihre Gewährleistungsfristen?
- Haben Ihre Produkte auch einen Service-Charakter, der über Laufzeiten definert ist?
- Gilt der Geschäftsabschluß oder das Geschäftsende als Starttermin für die 5-Jahresfrist?
- Dienen Kundenstämme auch als Empfänger für Abrechnungen / Mitteilungen Dritter, so dass diese Kunden nicht selbst direkter Geschäftspartner sein müssen und welche solcher Beziehungen existieren?
- Sind Sie intern oder aufgrund von externen Erfordernissen gehalten, Konzernbeziehungen abzubilden und müssen deshalb weitere Kundenstämme unterhalten werden und wie sind diese Beziehungen definiert?
- Nutzen Sie Ihr Kundensystem auch für Marketing-Zwecke und pflegen Sie darin auch Ihre Potentialkunden ein? Wie sind diese gekennzeichnet? Sind Sie sich bewusst, dass durch Schließung diese Kunden auch keine Weihnachtspost oder Veranstaltungseinladungen mehr von Ihnen erhalten werden?
- Wie erfolgt die Archivierung von Datenbeständen in Ihrem Haus und muss die Kundenschnittstelle die Daten solange aktiv vorhalten, wie die Produktionssysteme hierauf noch zugreifen müssen zur Abbildung von deren archivierten Beständen?
- Was geschieht mit den geschlossenen Kundenstämmen? Für wen sind diese noch in welcher Form verfügbar, denn Sie müssen noch über 10 Jahre in der Lage sein Saldenauskünfte und gerichtsverwertbare Informationen erteilen zu können inkl. möglicher steuerlicher Buchprüfungen.
Danach spreche ich mit Ihrem IT-Spezialisten:
Ich frage ihn nach der Abbildung von Kundendaten, der Differenzierung von Schließ- und Löschmarkierungen in der Datenbank, den technischen Funktionen zur Altdaten-Auslagerung und den Schnittstellenanforderungen liefernder und abnehmender Systeme.
Dann beschreibe ich ihm die Anforderungen Ihres Fachbereichsmitarbeiters in der Form, dass er in der Lage ist, die hierfür relevanten Datenfelder und Schnittstellen-Anforderungen zu definieren und wir gehen testweise durch den Datenbestand.
Wenn die Ergebnisse mir plausibel erscheinen und ich möglichst auch einen Blick auf die Ausführungsprogramme / SQL-Proceduren werfen konnte, stimmen wir die Pre-Test-Ergebnisse gemeinsam mit dem Fachbereichsmitarbeiter ab und führen eine Feinabstimmung durch.
Hierin sollte dann möglichst auch Ihre Innenrevision und Ihr Datenschutzbeauftragter eingebunden werden und das Vorgehen wird kurz dokumentiert.
Es wird eine fachliche und eine technische Checkliste erstellt und die Schließungsaktion kann starten;
zunächst auf einem Testsystem und wenn der Fachbereich mit dem Ergebnis zufrieden ist (Fachlicher QA-Test), dann in Produktion mit anschließender Abnahme.
Es wird ggf. auch sofort eine Rhythmik zur Wiederholung nach den jetzt beschriebenen Kriterien vereinbart und bei der nächsten Bereinigung erfolgt die Umsetzung automatisiert oder mit rein interner Beteiligung auf Grundlage der hier entwickelten fachlichen & technischen Checkliste.
Sollten die Mitarbeiter im IT- oder Fachbereich bis zum nächsten Rhythmus gewechselt haben, ist somit sichergestellt, dass die Ergebnisse unverändert gut sind, die Verfahren transparent und abgestimmt und Sie als Unternehmen werden nicht abhängig vom Know-How Einzelner.